Кейс: Автоматизація та систематизація продажів для бренду одягу Ruslana Karika за допомогою keyCRM
Про клієнта
Ruslana Karika — український бренд жіночого одягу, заснований у 2022 році в Києві дизайнером Русланою Каріка. Бренд орієнтований на концепцію «тихої розкоші», вишуканість, вищу якість тканин та позачасовий стиль. Бренд має власне виробництво, інтернет-магазин (ruslanakarika.com) та затишний шоурум у Києві на Печерську (вул. Івана Мазепи, 18/29).
Завдання проєкту
Зі зростанням кількості замовлень через сайт, соціальні мережі та шоурум виникла потреба об’єднати всі канали комунікації та продажів в єдиній системі, систематизувати складський облік, автоматизувати рутинні операції (фіскалізація, відправка ТТН, прийом платежів) та виключити людський фактор.
Що було зроблено (Перелік робіт)
1. Організація роботи команди та структури продажів
Користувачі та права доступу: Додано менеджерів, розмежовано рівні доступу для забезпечення безпеки даних та зручності роботи команди.
Картка замовлення та воронка продажів: Кастомізовано картку замовлення під специфіку бренду (поля для товарів, розмірів, нюансів доставки) та побудовано чіткі стадії обробки замовлень.
База клієнтів: Успішно імпортовано та структуровано наявну базу контактів у CRM.
2. Інтеграція сайтів та соцмереж
Інтеграція з сайтом Webflow: Реалізовано безшовну інтеграцію із сайтом бренду за розробленим технічним завданням (ТЗ) у співпраці з веб-розробниками.
Instagram та Facebook: Підключено офіційні акаунти (Direct + коментарі). Усі запити, повідомлення та коментарі з соцмереж тепер потрапляють в єдине вікно CRM, що повністю виключає ризик пропустити діалог з клієнтом.
3. Фінанси та еквайринг
Банківські рахунки: Підключено виписки з банківських рахунків Monobank та Приват банк для швидкої перевірки оплати замовлень.
WayForPay: Налаштовано еквайринг із можливістю генерувати та відправляти клієнту посилання на оплату безпосередньо з картки замовлення в keyCRM.
Документообіг: Створено автоматичні шаблони документів (Рахунок-фактура, Товарна накладна).
4. ПРРО та тригерна фіскалізація
Вчасно.Каса: Підключено програмний РРО.
Автоматична фіскалізація та відправка чеків: Налаштовано тригери для автоматичного створення фіскальних чеків як для передоплати, так і для післяплати (контролю оплати). Сформовані чеки автоматично надсилаються клієнту у Viber, що закриває вимоги законодавства без залучення ручної праці менеджерів.
5. Логістика та складський облік
Нова Пошта: Повна інтеграція для швидкого створення ТТН в один клік, друку маркувань та відстеження статусів доставок.
Складський облік: Налаштовано автоматичне резервування товарів при оформленні замовлення та їх списання після відправки, що запобігає дублюванню продажів.
6. Навчання та супровід
Навчання команди: Проведено детальну демонстрацію роботи системи та онлайн-навчання для менеджерів.
Підтримка: Надано 1 місяць персональної консультаційної підтримки після запуску системи для вирішення будь-яких поточних питань.
Результати впровадження
Єдине вікно для всіх звернень: Менеджери більше не втрачають діалоги в Instagram чи Facebook — усі запити з сайту та соцмереж обробляються в одному інтерфейсі.
Автоматична фіскалізація на 100%: Чеки на передоплату та післяплату формуються автоматично та одразу надсилаються покупцям у Viber, економлячи час команди та мінімізуючи помилки.
Швидкість обробки замовлень: Створення ТТН, генерація посилань на оплату та виписка документів відбуваються в кілька кліків.
Прозорий складський облік: Завжди актуальні залишки товарів завдяки автоматичному резерву й списанню.
Контроль та безпека: Власник бачить повну аналітику продажів, ефективність роботи менеджерів та повністю контролює фінансові потоки.
