📌 Про клієнта

PROGRAVER (prograver.com.ua) — українська студія лазерного гравірування, різання, УФ-друку та брендування рекламної й сувенірної продукції. Компанія працює на професійному обладнанні з 2012 року та має понад 9 років активного досвіду на ринку.

• Спеціалізація: брендування корпоративних подарунків, ювелірне гравірування (зокрема у важкодоступних місцях — на внутрішній стороні обручок), різка фетру, гравування на металі, гнучкому алюмінію та ще понад 53 видах стандартних матеріалів.

• Масштаб: працюють як із роздрібними клієнтами, так і з великими оптовиками (гнучка система знижок від 20% до 70%).

• Репутація: висока довіра покупців — середня оцінка 4.8 на основі 314+ відгуків у Google.

🎯 Задачі та виклики проєкту

Клієнт уже мав досвід використання CRM-системи, проте виникла потреба перейти на більш сучасну та зручну платформу — keyCRM, об’єднавши всі канали продажів, комунікацій та фінансів у єдиному робочому просторі.

Ключові задачі впровадження:

1. Безболісна міграція: перенести накопичену базу контактів та каталог товарів із попередньої CRM без втрати даних.

2. Мультиканальність: об’єднати сайти (Tilda, Хорошоп), онлайн-чати, месенджери, соцмережі, чат-боти та IP-телефонію в єдиний інтерфейс.

3. Автоматизація фінансів та документів: налаштувати генерацію рахунків і договорів для кількох ФОП, виставлення рахунків LiqPay безпосередньо із замовлення та синхронізацію з банківськими виписками.

4. Логістика та швидкі комунікації: автоматизувати відправку ТТН Новою Поштою, розсилку SMS-сповіщень та підготувати шаблони відповідей для менеджерів.

⚙️ Що було зроблено (Етапи реалізації)

1. Міграція даних та налаштування структури

• Імпорт даних з попередньої CRM: успішно перенесено базу контактів, клієнтську історію та каталог товарів.

• Кастомізація полів: налаштовано додаткові кастомні поля у воронках та контактах для фіксації специфічних деталей замовлень (види матеріалів, вимоги до макету, умови гравірування тощо).

• Воронки та статуси замовлень: розроблено прозору структуру етапів обробки замовлень — від первинного звернення та погодження макету до виготовлення й відправки.

2. Інтеграція сайтів та онлайн-чатів

• Сайти Tilda та Хорошоп: налаштовано штатний обмін даними для автоматичного завантаження вхідних замовлень у реальному часі.

• Віджет-чат на сайтах: встановлено та налаштовано чат-віджет для оперативного спілкування з відвідувачами сайту.

3. Об’єднання всіх каналів комунікації

• Месенджери та соцмережі: підключено Viber, Telegram, Instagram Direct, Facebook Messenger та WhatsApp.

• Чат-боти та SMS: інтегровано Telegram-бота та сервіс TurboSMS для автоматичної відправки повідомлень і трек-номерів.

• Шаблони відповідей: створено набір готових текстових шаблонів для швидкого реагування менеджерів на типові запити.

• IP-телефонія Binotel: підключено інтеграцію для здійснення дзвінків у 1 клік із CRM, збереження картки дзвінка та записів розмов.

4. Фінансовий модуль та документообіг

• Банківські акаунти: налаштовано інтеграцію з ПриватБанком та Monobank для автоматичного контролю залишків і надходжень.

• Онлайн-оплата (LiqPay): додано можливість виставляти рахунки LiqPay прямо з картки замовлення та надсилати посилання на оплату клієнту.

• Автоматична генерація документів: розроблено шаблони для швидкого формування рахунків-фактур під різні юридичні особи (ФОП) та типових договорів.

5. Логістика

• Інтеграція з Новою Поштою: швидке створення ТТН в 1 клік, відстеження статусів доставки та автоматична передача трек-номерів клієнтам.

6. Навчання та подальша підтримка

• Онлайн-навчання: проведено демонстрацію готової системи та онлайн-тренінг для команди клієнта.

• Супровід: надаємо регулярні доопрацювання та технічну підтримку під нові потреби бізнесу.