Кейс: Автоматизація та впровадження keyCRM для компанії RT Auto
Клієнт: RT Auto
Сайт: rtauto.com.ua
Ніша: Пригон та підбір автомобілів зі США, Канади та Кореї
Спеціалізація: Повний цикл послуг — від першої консультації та участі в аукціоні до розмитнення й передачі авто клієнту.
Про клієнта та його завдання
Компанія RTAUTO працює на ринку з 2020 року (засновник — Ігор Булик). Головні цінності компанії — чесність, прозорість та максимальна увага до потреб клієнта на кожному етапі співпраці.
Оскільки пригон авто з-за кордону передбачає тривалий цикл угоди та безліч комунікацій у різних каналах, перед компанією постало завдання впорядкувати потік заявок, автоматизувати документообіг та прискорити обробку лідів.
Основні виклики до впровадження CRM:
Заявки надходили з різних джерел (Instagram, Facebook, Telegram, сайт, телефонні дзвінки), що створювало ризик втрати лідів.
Ручне формування договорів та рахунків займало багато робочого часу менеджерів.
Потрібно було перенести накопичену базу контактів та поточних угод без втрати даних.
Необхідно було розмежувати права доступу для команди та налаштувати чіткий контроль на кожному етапі воронки.
Що було зроблено
1. Налаштування структури та прав доступу
Додано всіх менеджерів компанії до CRM-системи.
Гнучко налаштовано права доступу відповідно до ролей працівників у компанії для захисту бази даних.
2. Побудова воронок продажів та перенесення даних
Розроблено та налаштовано етапність воронок для прийому нових заявок і покрокового супроводу угод (від підбору авто до підписання договору та передачі машини власникові).
Здійснено безшовне перенесення існуючої бази даних (контакти, історії лідів та активні угоди) у нову систему.
3. Об’єднання всіх каналів комунікації
Соціальні мережі: Підключено Instagram (Direct та коментарі до дописів) і Facebook Messenger.
Месенджери: Інтегровано Telegram для швидкої комунікації з покупцями.
Телефонія: Підключено Binotel, що дозволило фіксувати всі вхідні й вихідні дзвінки, зберігати історії розмов та автоматично створювати картки клієнтів при вхідному виклику.
Інтеграція з сайтом: Розроблено технічне завдання та налаштовано передачу заявок із вебсайту rtauto.com.ua безпосередньо в CRM.
4. Оптимізація роботи менеджерів
Створено шаблони швидких відповідей у чатах для стандартних запитань клієнтів (умови пригону, етапи роботи, прорахунки вартістей).
Це дозволило скоротити час відповіді на первинні звернення у кілька разів.
5. Автоматизація документообігу та фінансів
Інтегровано банківський рахунок ПриватБанку для зручного контролю та фіксації оплат по угодах.
Розроблено автоматичні шаблони документів (Договір та Рахунок), які тепер формуються в один клік із підтягуванням усіх реквізитів та даних клієнта.
6. Навчання та супровід
Проведено фінальну демонстрацію налаштованої системи для керівництва.
Проведено онлайн-навчання для менеджерів з обробки заявок, ведення угод та генерації документів.
Забезпечено 1 місяць повноцінної консультаційної підтримки після завершення налаштувань для швидкої адаптації команди.
Результати впровадження
Єдине вікно комунікації: Усі звернення з Instagram, Facebook, Telegram, Binotel та сайту потрапляють в одну систему. Жодна заявка більше не втрачається.
Швидкість обробки: Завдяки шаблонам відповідей та автоматичному створенню лідів швидкість реакції на нові звернення зросла втричі.
Економія часу на рутині: Автоматичне формування Договорів та Рахунків звільнило час менеджерів для якісної роботи з підбору авто.
Контроль та прозорість: Керівництво компанії отримало чіткий інструмент для відстеження стану кожної угоди та аналітики ефективності відділу продажів.