Кейс впровадження keyCRM для мовної школи «LUMOS»
Про клієнта
Освітній центр «LUMOS» (lumos.school.ua) — сучасна мовна школа, що спеціалізується на вивченні 7 іноземних мов: німецької, польської, англійської, турецької, іспанської, італійської та французької.
Засновниця школи — Ірина Кучер, викладач із 12-річним досвідом та сертифікацією рівнів C1 із 5 мов. Школа пройшла шлях від стартапу до масштабованого центру з власною продуманою методикою. Ірина є першою в Україні, хто офіційно зареєстрував торгову марку на навчальні картки для вивчення німецької та польської мов. Зростання бази студентів вимагало переходу від ручного обліку до системної автоматизації бізнес-процесів.
Завдання проєкту
Систематизувати обробку лідів з усіх вхідних каналів комунікації (Instagram, Telegram, телефонія).
Розділити процеси обробки заявок та супроводу студентів за різними мовними напрямками.
Автоматизувати фінансовий облік та фіксацію оплат від студентів.
Звільнити менеджерів від рутини за допомогою автоматичних завдань та сповіщень.
Перенести накопичену базу контактів із файлів Excel у єдину CRM.
Що було зроблено
Розмежування прав доступу та ролей користувачів:
Додано менеджерів до системи.
Налаштовано гнучкі права доступу для захисту бази контактів та розмежування зони відповідальності працівників.
Структуризація воронок продажів:
Налаштовано воронки для первинного прийому заявок та опрацювання угод.
Створено окремі напрямки (воронки) під різні мовні курси та формати навчання, що дозволило точніше вести студента від першого звернення до оплати.
Інтеграція комунікаційних каналів:
Instagram: Підключено Direct та коментарі до дописів, що дозволило менеджерам вести діалоги безпосередньо з інтерфейсу CRM без втрати запитів.
Telegram: Інтегровано месенджер для швидкого обміну повідомленнями та документами зі студентами.
IP-телефонія Ringostat: Підключено фіксацію вхідних і вихідних дзвінків з автоматичним збереженням аудіозаписів розмов у картці клієнта.
Інтеграція з банкінгом:
Налаштовано підключення банківських сервісів для автоматичного відображення та фіксації оплат.
Забезпечено прозорий контроль надходження коштів за навчання в розрізі угод і клієнтів.
Автоматизація процесів:
Автозадачі: Налаштовано автоматичне створення завдань для менеджерів на кожному етапі (зробити дзвінок, надіслати реквізити, перевірити оплату, нагадати про заняття).
Автоматичні повідомлення: Налаштовано тригерні розсилки та сповіщення для студентів, що зменшило навантаження на відділ продажів.
Міграція даних, навчання та супровід:
Виконано імпорт наявної бази контактів із XLS-файлів без втрати історії чи подвоєння записів.
Проведено демонстрацію роботи CRM-системи та навчання для команди школи.
Забезпечено постійний технічний супровід, оновлення та доопрацювання конфігурації відповідно до нових завдань «LUMOS».
Результати та додаткова цінність впровадження
-
Єдине вікно комунікації: Менеджери більше не пропускають коментарі чи direct-повідомлення в Instagram та Telegram, що значно підвищило конверсію з соціальних мереж.
-
Контроль фінансів: Завдяки інтеграції з банкінгом менеджеру не потрібно вручну звіряти чеки чи виписки — оплати прив’язуються до картки угоди.
-
Сегментація за напрямками: Школа отримала чітку структуру та аналітику щодо того, які мовні курси користуються найбільшим попитом.
-
Економія часу: Автоматичні задачі та сповіщення зменшили людський фактор, прискоривши обробку нових заявок у кілька разів.